Truy xuất, truy vết và lưu giữ tài liệu nguyên liệu: lưu gì, lưu bao lâu, có phải tải lên không

Hai tầng nghĩa vụ: ai cũng lưu tài liệu, doanh nghiệp thuộc diện công bố lập hệ thống

Điều 9 Luật Quản lý An toàn và Vệ sinh Thực phẩm (食品安全衛生管理法) chia truy xuất thành hai tầng:

1. Khoản 1, mọi doanh nghiệp thực phẩm: phải lưu tài liệu liên quan đến nguồn gốc nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.
2. Từ Khoản 2, doanh nghiệp thuộc loại hình và quy mô được công bố: phải thiết lập hệ thống truy xuất hoặc truy vết theo mô hình ngành, sử dụng hóa đơn điện tử theo từng giai đoạn, và khai báo bằng phương thức điện tử lên hệ thống do cơ quan chủ quản trung ương thiết lập.

Chi tiết theo "Quy định Quản lý Hệ thống Truy xuất, Truy vết Thực phẩm và Sản phẩm Liên quan" (食品及其相關產品追溯追蹤系統管理辦法), văn bản hiện hành tra được khi viết bài sửa đổi gần nhất vào ngày 3 tháng 10 năm 2018. "Thực phẩm và sản phẩm liên quan" theo Điều 2 của quy định bao gồm thực phẩm, phụ gia thực phẩm, dụng cụ thực phẩm, đồ chứa hoặc bao bì thực phẩm và chất tẩy rửa dùng cho thực phẩm.

Phải lưu những tài liệu gì

Điều 4 của quy định liệt kê các hạng mục tối thiểu mà hệ thống truy xuất, truy vết của doanh nghiệp sản xuất, chế biến, pha chế phải có; đối chiếu với công việc hằng ngày của một nhà máy bánh bao:

• Nguồn gốc nguyên liệu: tên nhà cung cấp, số đăng ký doanh nghiệp thực phẩm, địa chỉ, người liên hệ và số điện thoại; tên nguyên liệu, số lượng, số lô, hạn sử dụng hoặc ngày sản xuất, ngày nhận hàng; nguyên liệu thuộc diện công bố phải ghi xuất xứ thì phải lưu thông tin xuất xứ. Ví dụ phiếu nhập hàng và nhãn của từng lô bột mì, thịt heo, bắp cải.
• Thông tin sản phẩm: nhà sản xuất, doanh nghiệp chịu trách nhiệm trong nước, tên sản phẩm, nguyên liệu chính phụ, phụ gia thực phẩm, bao bì đồ chứa, điều kiện bảo quản vận chuyển, số lượng, hạn sử dụng và ngày sản xuất.
• Đánh dấu nhận diện: số lô, ký hiệu hoặc chữ có thể nhận diện trên nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm.
• Đầu ra sản phẩm: thông tin doanh nghiệp logistics; tên, địa chỉ, người liên hệ và số điện thoại của người mua trực tiếp không phải thể nhân (doanh nghiệp thực phẩm kèm số đăng ký); tên sản phẩm, số lượng, số lô, ngày, ngày giao hàng; số lượng, nguyên nhân và cách xử lý hàng thu hồi, hàng trả lại, hàng lỗi.
• Tồn kho và hủy bỏ: tên, tổng khối lượng hoặc dung tích, biện pháp xử lý và nguyên nhân đối với nguyên liệu và sản phẩm.

Phần bán trực tiếp cho người tiêu dùng thông thường, vì người mua là thể nhân, không cần ghi đầu ra; bán cho nhà hàng, cửa hàng tiện lợi, nhà phân phối thì phải ghi.

Ngành nhập khẩu (Điều 5) và ngành bán lẻ, xuất khẩu (Điều 6) đều có các hạng mục tương ứng; nghiệp vụ đóng gói về nguyên tắc áp dụng như ngành sản xuất (Điều 7).

Lưu bao lâu

Điều 8 của quy định: doanh nghiệp thực phẩm phải lưu đầy đủ các chứng từ, tài liệu truy xuất, truy vết dưới dạng văn bản giấy hoặc điện tử ít nhất 5 năm. Điều 11 của Quy chuẩn Thực hành Vệ sinh Tốt đối với Thực phẩm (GHP) cũng quy định hồ sơ lập theo GHP phải lưu ít nhất 5 năm.

Có phải tải lên hệ thống truy xuất không?

Chỉ doanh nghiệp thuộc diện công bố mới bắt buộc tải lên. Theo tài liệu hỏi đáp của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Đài Loan (食藥署), doanh nghiệp được công bố chỉ định ngoài việc thiết lập chế độ truy xuất nội bộ, còn phải tải thông tin lên "Hệ thống thông tin quản lý truy xuất, truy vết thực phẩm", thường gọi là "Không truy xuất không được" (非追不可, ftracebook.fda.gov.tw); các doanh nghiệp khác có thể tự nguyện tải lên.

Công bố "Doanh nghiệp thực phẩm phải thiết lập hệ thống truy xuất, truy vết thực phẩm" từ năm 2015 đã nhiều lần mở rộng phạm vi, bao gồm nhiều ngành như dầu mỡ ăn được, thịt, sữa, thủy sản, suất ăn đóng hộp, phụ gia. Theo thuyết minh tổng quát về sửa đổi của Bộ Y tế và Phúc lợi Đài Loan (衛福部), một lần sửa đổi đã bổ sung "doanh nghiệp sản xuất, chế biến, pha chế thuộc các ngành thực phẩm khác có đăng ký nhà máy và vốn từ NT$30 triệu trở lên", bắt buộc thực hiện truy xuất, tải lên hệ thống và sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy nhà máy sủi cảo, bánh bao đông lạnh thông thường có phải tải lên hay không, mấu chốt thường nằm ở đăng ký nhà máy và vốn; công bố có thể được sửa đổi, hãy căn cứ công bố mới nhất của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm.

Liên quan gì đến máy móc

Truy xuất dựa vào "số lô" để nối nguyên liệu với thành phẩm. Trên dây chuyền, mỗi lần đổi một lô nhân, một lô bột mì, đều nên ghi số lô, thời gian và thiết bị sử dụng vào hồ sơ sản xuất. Máy tự động nếu có chức năng đếm có thể ghi trực tiếp sản lượng của lô đó, khi kiểm kê dễ khớp hơn; hồ sơ vệ sinh và chuyển line của thiết bị cũng là một mắt xích của chuỗi truy xuất, khi có sự cố mới tra được sản phẩm được làm trong khoảng thời gian nào, trên máy nào.

Chế tài khi vi phạm

• Không lưu tài liệu hoặc lưu không đủ thời hạn quy định, không thiết lập hệ thống truy xuất, không khai báo bằng phương thức điện tử: bị yêu cầu khắc phục trong thời hạn mà quá hạn không khắc phục, theo Điều 48 Luật An toàn Thực phẩm bị phạt tiền từ NT$30.000 đến NT$3 triệu (Đài tệ).
• Dữ liệu thiết lập hoặc khai báo không đúng sự thật: theo Điều 47 bị phạt tiền từ NT$30.000 đến NT$3 triệu.

Số đăng ký sẽ xuất hiện nhiều lần trong hồ sơ truy xuất, cách đăng ký xem Đăng ký doanh nghiệp thực phẩm.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Nhà máy làm bánh bao phải lưu những tài liệu gì?
Đáp: Mọi doanh nghiệp thực phẩm đều phải lưu tài liệu nguồn gốc nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm (Khoản 1 Điều 9 Luật An toàn Thực phẩm); doanh nghiệp thuộc diện công bố còn phải ghi các hạng mục nguồn gốc nguyên liệu, thông tin sản phẩm, số lô, đầu ra sản phẩm, tồn kho và hủy bỏ theo Điều 4 của quy định truy xuất.

Hỏi: Hồ sơ truy xuất phải lưu bao lâu?
Đáp: Theo Điều 8 Quy định Quản lý Hệ thống Truy xuất, Truy vết, lưu ít nhất 5 năm.

Hỏi: Tôi có bắt buộc tải lên "Không truy xuất không được" không?
Đáp: Chỉ doanh nghiệp được công bố chỉ định mới bắt buộc tải lên, các doanh nghiệp khác có thể tự nguyện. Bộ Y tế và Phúc lợi từng công bố bổ sung các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm khác có đăng ký nhà máy và vốn từ NT$30 triệu trở lên, phạm vi thực tế căn cứ công bố mới nhất.

Hỏi: Bán cho khách lẻ cũng phải ghi đầu ra sao?
Đáp: Không cần. Thông tin đầu ra trong quy định là người mua trực tiếp không phải thể nhân, ví dụ nhà hàng, kênh phân phối, nhà phân phối.