Traçabilité et conservation des documents sur les matières premières : quoi garder, combien de temps, faut-il téléverser ?

Deux niveaux d'obligation : tous conservent, les exploitants désignés mettent en place un système

L'article 9 de la Loi relative à la sécurité et à l'hygiène des aliments (食品安全衛生管理法) organise la traçabilité en deux niveaux :

1. Alinéa 1, tous les exploitants : conserver les documents relatifs à l'origine des matières premières, des produits semi-finis et des produits finis.
2. À partir de l'alinéa 2, les exploitants dont la catégorie et la taille sont désignées par avis : mettre en place un système de traçabilité amont ou aval adapté à leur modèle d'activité, utiliser progressivement la facture électronique et déclarer les données par voie électronique dans le système mis en place par l'autorité centrale.

Les détails figurent dans le Règlement sur la gestion des systèmes de traçabilité des aliments et produits connexes (食品及其相關產品追溯追蹤系統管理辦法), dont le texte en vigueur consulté lors de la rédaction a été modifié pour la dernière fois le 3 octobre 2018. Selon l'article 2 du Règlement, les « aliments et produits connexes » couvrent les aliments, additifs alimentaires, ustensiles alimentaires, récipients ou emballages alimentaires et détergents à usage alimentaire.

Quels documents conserver ?

L'article 4 du Règlement énumère les éléments minimaux du système de traçabilité des fabricants, transformateurs et préparateurs ; illustrons-les par le quotidien d'une usine de baozi :

• Origine des matières premières : nom du fournisseur, numéro d'enregistrement d'exploitant du secteur alimentaire, adresse, contact et téléphone ; nom de la matière, quantité, numéro de lot, date limite ou date de fabrication, date de réception ; pour les matières dont l'origine doit être indiquée par avis, l'information sur le pays d'origine. Par exemple, les bons de livraison et étiquettes de chaque lot de farine, de porc et de chou.
• Informations produit : fabricant, entreprise responsable sur le territoire, nom du produit, ingrédients principaux et secondaires, additifs, emballage, conditions de stockage et de transport, quantité, date limite et date de fabrication.
• Identification : numéros de lot, marques ou mentions permettant d'identifier matières premières, produits semi-finis et produits finis.
• Destination des produits : informations sur le transporteur ; nom, adresse, contact et téléphone des acheteurs directs qui ne sont pas des personnes physiques (avec en plus le numéro d'enregistrement s'il s'agit d'exploitants du secteur alimentaire) ; nom du produit, quantité, numéro de lot, dates, date de livraison ; quantités, motifs et traitement des rappels, retours et produits non conformes.
• Nom, poids total ou volume, mesures de traitement et motifs pour les matières premières et produits en stock et mis au rebut.

Pour la vente directe aux consommateurs, l'acheteur étant une personne physique, il n'est pas nécessaire d'enregistrer la destination ; pour les ventes aux restaurants, supérettes et distributeurs, il faut l'enregistrer.

Les importateurs (article 5) et les vendeurs et exportateurs (article 6) ont leurs propres éléments ; les activités de conditionnement suivent en principe les règles des fabricants (article 7).

Combien de temps conserver ?

Article 8 du Règlement : les exploitants conservent intégralement, sous forme papier ou électronique, les pièces et documents de traçabilité pendant au moins 5 ans. L'article 11 des GHP prévoit aussi une conservation d'au moins 5 ans pour les registres établis en application des GHP.

Faut-il téléverser les données dans le système de traçabilité ?

Seuls les exploitants désignés par avis sont tenus de téléverser. Selon la foire aux questions de la TFDA (食藥署), les exploitants désignés doivent, en plus de leur système de traçabilité interne, téléverser les informations dans le Système d'information de gestion de la traçabilité alimentaire, surnommé « Fei Zhui Bu Ke » (非追不可, ftracebook.fda.gov.tw) ; les autres exploitants peuvent le faire volontairement.

L'avis sur les « exploitants du secteur alimentaire tenus de mettre en place un système de traçabilité » a été élargi à plusieurs reprises depuis 2015 et couvre désormais de nombreux secteurs : huiles et graisses alimentaires, viande, produits laitiers, produits de la mer, plateaux-repas, additifs, etc. Selon la note explicative d'une modification du ministère de la Santé et du Bien-être (衛福部), l'une d'elles a ajouté « les fabricants, transformateurs et préparateurs des autres secteurs alimentaires immatriculés comme usine et au capital d'au moins 30 millions NT$ », soumis à l'obligation de traçabilité, de téléversement sur « Fei Zhui Bu Ke » et d'utilisation de la facture électronique. Pour une usine ordinaire de raviolis ou de baozi surgelés, la question du téléversement dépend donc souvent de l'immatriculation comme usine et du capital ; les avis évoluent, référez-vous au dernier avis de la TFDA.

Quel rapport avec les machines ?

La traçabilité relie matières premières et produits finis grâce au « numéro de lot ». À chaque nouveau lot de farce ou de farine sur la ligne, il faut noter dans le registre de production le numéro de lot, l'heure et l'équipement utilisé. Si la machine automatique dispose d'un compteur, elle peut enregistrer directement la production du lot, ce qui facilite le rapprochement à l'inventaire ; les registres de nettoyage et de changement de série font aussi partie de la chaîne de traçabilité : en cas de problème, ils permettent de savoir sur quelle période et sur quelle machine le produit a été fabriqué.

Sanctions

• Documents non conservés ou conservés moins longtemps que requis, absence de système de traçabilité, absence de déclaration électronique : sans correction dans le délai imparti, amende de 30 000 à 3 millions NT$ selon l'article 48 de la loi.
• Données établies ou déclarées inexactes : amende de 30 000 à 3 millions NT$ selon l'article 47.

Le numéro d'enregistrement revient sans cesse dans les registres de traçabilité ; pour la procédure d'enregistrement, voir L'enregistrement des exploitants du secteur alimentaire.

Questions fréquentes

Q : Quels documents une usine de baozi doit-elle conserver ?
R : Tous les exploitants doivent conserver les documents d'origine des matières premières, produits semi-finis et produits finis (article 9, alinéa 1, de la loi) ; les exploitants désignés par avis doivent en outre enregistrer, selon l'article 4 du Règlement sur la traçabilité, l'origine des matières, les informations produit, les numéros de lot, la destination des produits, les stocks et les rebuts.

Q : Combien de temps conserver les registres de traçabilité ?
R : Au moins 5 ans, selon l'article 8 du Règlement sur la gestion des systèmes de traçabilité.

Q : Suis-je obligé de téléverser sur « Fei Zhui Bu Ke » ?
R : Seuls les exploitants désignés par avis y sont tenus, les autres peuvent le faire volontairement. Le ministère de la Santé et du Bien-être a ajouté par avis les autres fabricants alimentaires immatriculés comme usine et au capital d'au moins 30 millions NT$ ; le champ exact relève du dernier avis.

Q : Faut-il enregistrer la destination des ventes aux particuliers ?
R : Non. Les informations de destination du Règlement visent les acheteurs directs qui ne sont pas des personnes physiques, comme les restaurants, les distributeurs ou les revendeurs.