Ba điều khách hàng xuất khẩu hay hỏi nhất: sổ tay tiếng Anh, linh kiện dự phòng, bảo hành ở nước ngoài

Vì sao khách hàng nước ngoài đặc biệt quan tâm ba điều này

Mua máy ở Đài Loan, hỏng thì gọi điện, kỹ thuật viên trong ngày hoặc hôm sau là đến. Khách hàng nước ngoài không có điều kiện này: một cuộc gọi có thể cách nhau múi giờ, linh kiện gửi mất một tuần, kỹ thuật viên phải đi máy bay. Vì vậy trước khi đặt hàng họ hỏi đặc biệt kỹ, câu hỏi thường tập trung vào ba việc: sổ tay đọc hiểu được, có sẵn phụ tùng dự phòng trong tay không, bảo hành ra nước ngoài còn tính không.

Sổ tay tiếng Anh nên có gì

Một cuốn sổ tay dễ dùng không phải chỉ dịch tiếng Trung sang tiếng Anh là xong. Sổ tay của máy xuất khẩu thường có các chương sau:

• Nhận diện máy: mẫu máy, số seri, năm sản xuất, tên và địa chỉ nhà sản xuất
• Thông số kỹ thuật: điện áp, số pha, tần số, công suất, phạm vi năng suất, kích thước bên ngoài và trọng lượng
• Hướng dẫn an toàn: khu vực nguy hiểm, thiết bị bảo vệ, vị trí dừng khẩn cấp, và quy trình dừng máy, ngắt điện, khóa và treo thẻ trước khi vệ sinh và sửa chữa
• Lắp đặt và đấu điện: mặt sàn, không gian, quy cách nguồn điện và tiếp địa
• Vận hành: trình tự khởi động, điều chỉnh thông số, trình tự dừng máy
• Vệ sinh: những linh kiện nào tháo được, tháo thế nào, dùng cách vệ sinh nào, những bộ phận nào không được xối nước trực tiếp
• Bảo dưỡng: chu kỳ bảo dưỡng, điểm bôi trơn và loại chất bôi trơn phù hợp
• Xử lý sự cố: các tình huống thường gặp và cách xử lý
• Bản vẽ linh kiện và mã linh kiện: để khách nói rõ ràng khi đặt linh kiện

Hình ảnh, bản vẽ phân rã và video ngắn thường hữu ích hơn chữ, nhất là khi người vận hành tại hiện trường chưa chắc đọc hiểu tiếng Anh.

Cần đặc biệt lưu ý, một số thị trường có yêu cầu pháp quy về ngôn ngữ sổ tay. Chỉ thị Máy móc EU 2006/42/EC yêu cầu sổ tay được viết bằng ngôn ngữ chính thức của EU và ghi rõ là bản gốc; nếu không có bản bằng ngôn ngữ chính thức của nước sử dụng máy thì phải kèm bản dịch. Quy định mới (EU) 2023/1230 áp dụng từ ngày 20 tháng 1 năm 2027 chuyển sang do từng nước thành viên quyết định ngôn ngữ, phải là ngôn ngữ người sử dụng dễ hiểu; đồng thời cho phép chỉ cung cấp sổ tay kỹ thuật số, nhưng người sử dụng yêu cầu bản giấy khi mua thì nhà sản xuất phải cung cấp miễn phí trong vòng 1 tháng. Chi tiết có thể tham khảo Dấu CE và Thay đổi chế độ pháp quy máy móc của EU.

Chuẩn bị linh kiện dự phòng thế nào

Linh kiện của máy tạo hình thực phẩm đại khái chia ba loại:

• Linh kiện dễ hỏng: vòng đệm, O-ring, dao gạt, băng tải, chi tiết cao su…, sẽ mòn theo quá trình sử dụng và vệ sinh.
• Linh kiện liên quan đến tạo hình: vòi phun, khuôn, dao cắt, chỉ dùng khi đổi sản phẩm, cũng có thể bị biến dạng do va đập.
• Linh kiện điện: cầu chì, cảm biến, rơ-le, công tắc nút bấm…

Cách làm thường gặp của khách hàng nước ngoài là khi đặt hàng mua kèm một "bộ dự phòng khởi động", ít nhất bao gồm linh kiện dễ hỏng và linh kiện điện thường dùng; sản lượng càng lớn, càng xa nhà sản xuất thì phụ tùng dự phòng càng phải đầy đủ. Linh kiện điện phải chú ý điện áp, tần số và quy cách địa phương, có thể tham khảo Khác biệt điện áp và tần số giữa các nước.

Danh sách dự phòng nên kèm mã linh kiện, ảnh và số lượng tồn kho khuyến nghị; lần sau khách bổ sung hàng chỉ cần dẫn mã là ít gửi nhầm nhất.

Bảo hành ở nước ngoài phải ghi rõ những gì

Chỗ dễ phát sinh vấn đề nhất của điều khoản bảo hành không phải là thời hạn dài hay ngắn, mà là "bảo hành bao gồm những gì". Trong hợp đồng nên ghi rõ:

• Ngày bắt đầu bảo hành: ngày xuất hàng, ngày vận đơn, hay ngày hoàn tất lắp đặt
• Phạm vi bảo hành: linh kiện, nhân công, chi phí đi lại của kỹ thuật viên, cước gửi linh kiện và thuế nhập khẩu do ai chịu
• Các trường hợp không thuộc phạm vi bảo hành: linh kiện dễ hỏng hao mòn bình thường, không vận hành theo sổ tay, nguồn điện không phù hợp, tự ý cải tạo
• Cách báo sự cố: ảnh, video, số seri, và thời hạn phản hồi
• Linh kiện thay ra có cần gửi trả về không

Cách sắp xếp hay gặp đối với bảo hành ở nước ngoài là "linh kiện miễn phí, cước và nhân công tính riêng", nhưng cách làm của mỗi hãng khác nhau, nhất định phải căn cứ hợp đồng.

Về ngôn ngữ sổ tay, khuyến nghị dự phòng và điều kiện bảo hành của Dong-Yih Machinery (東逸機械), vui lòng gọi 06-257-4644 hoặc liên hệ qua trang Thông tin liên hệ. Về sắp xếp lắp đặt ở nước ngoài và hỗ trợ từ xa, có thể tham khảo Lắp đặt, hướng dẫn ở nước ngoài và hỗ trợ từ xa.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Có sổ tay hướng dẫn tiếng Anh không?
Đáp: Ngôn ngữ mỗi hãng cung cấp khác nhau, vui lòng xác nhận trước khi đặt hàng. Máy bán vào EU, theo luật sổ tay phải có bản bằng ngôn ngữ mà nước sử dụng chấp nhận.

Hỏi: Phải mua những linh kiện dự phòng nào?
Đáp: Ít nhất chuẩn bị linh kiện dễ hỏng (vòng đệm, dao gạt, băng tải…) và linh kiện điện thường dùng (cầu chì, cảm biến). Càng xa nhà sản xuất, sản lượng càng lớn thì phụ tùng dự phòng càng phải đầy đủ.

Hỏi: Bảo hành ở nước ngoài tính thế nào?
Đáp: Phải xem hợp đồng, trọng điểm là ngày bắt đầu bảo hành, và linh kiện, nhân công, cước, thuế nhập khẩu lần lượt do ai chịu. Cách làm hay gặp là bảo hành linh kiện, cước và nhân công tính riêng.

Hỏi: Đấu sai nguồn điện làm cháy máy có được bảo hành không?
Đáp: Phần lớn điều khoản bảo hành loại trừ trường hợp nguồn điện không phù hợp, không vận hành theo sổ tay; trước khi đấu điện nhất định phải đối chiếu điện áp, số pha và tần số.