Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu thế nào: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ

06/05/2026

Bốn chứng từ cốt lõi

Một máy xuất khẩu, từ khai báo hải quan, vận chuyển đến bên mua nhận hàng và thông quan nhập khẩu, đều nối với nhau bằng chứng từ. Cốt lõi nhất là bốn chứng từ:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading, thuật ngữ pháp lý tiếng Trung là "載貨證券")
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin, C/O)

Ngoài ra, khi khai báo hải quan còn có tờ khai xuất khẩu, phiếu xếp hàng hoặc phiếu gửi hàng, chứng nhận nhập kho; khi ủy thác đại lý hải quan phải kèm giấy ủy quyền. Những thứ này phần lớn do đại lý hải quan và công ty giao nhận hỗ trợ xử lý, quy trình xem Tổng quan quy trình xuất khẩu máy.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là bảng chi tiết giao dịch do bên bán lập cho bên mua, cũng là căn cứ để hải quan hai nước xác định giá trị hàng hóa. Nội dung thường gồm:

Tên, địa chỉ của bên bán và bên mua
Số và ngày hóa đơn
Tên hàng, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng giá, loại tiền
Điều kiện thương mại, ví dụ FOB Kaohsiung
Điều kiện thanh toán
Ký mã hiệu, số kiện đóng gói

Theo Điều 10 Quy định về Khai báo và Kiểm tra Thông quan Hàng xuất khẩu (出口貨物報關驗放辦法), hàng không cần giấy phép xuất khẩu khai theo giá trị thực tế, phải kèm hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh giá trị khác. Tên hàng phải viết cụ thể, ví dụ "Automatic Encrusting Machine" rõ ràng hơn "Machine", và cũng ít bị yêu cầu bổ sung hồ sơ ở nước nhập khẩu hơn.

Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói liệt kê mỗi thùng đựng gì. Theo Điều 8 Quy định về Khai báo và Kiểm tra Thông quan Hàng xuất khẩu, phiếu đóng gói phải ghi rõ quy cách, cùng trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, số lượng của từng kiện. Cả máy thường được chia thành thùng gỗ máy chính, thùng phụ kiện, thùng linh kiện, mỗi thùng đều phải ghi rõ kích thước và trọng lượng, để công ty giao nhận tính thể tích, để bên mua kiểm nhận. Chỉ có một thùng, hoặc hàng chỉ một chủng loại và đóng gói đồng nhất, theo Điều 6 của cùng quy định có thể miễn kèm phiếu đóng gói.

Vận đơn

Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển phát hành sau khi nhận hàng, có ba chức năng: biên nhận hàng hóa, bằng chứng của hợp đồng vận chuyển, và chứng từ để nhận hàng. Theo Điều 53 Luật Hàng hải (海商法), sau khi hàng được xếp lên tàu, người gửi hàng có thể yêu cầu người vận chuyển hoặc thuyền trưởng cấp vận đơn; Điều 54 liệt kê các nội dung phải ghi, gồm tên tàu, người gửi hàng, tên hàng và số kiện, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng, cước phí, số bản và ngày phát hành.

Điểm chính trong thực tế:

Vận đơn gốc thường gồm ba bản, bên mua dùng bản gốc để nhận hàng, nên bản gốc giao cho ai thì hàng thuộc về người đó.
Vận đơn điện giao hàng (telex release): bên bán sau khi xác nhận đã nhận tiền thì thông báo hãng tàu giao hàng bằng điện, bên mua không cần bản gốc vẫn nhận được hàng, thường dùng trong giao dịch chuyển khoản điện tử.
Khi dùng thư tín dụng, người nhận hàng, bên được thông báo, tên hàng… trên vận đơn phải hoàn toàn theo điều khoản L/C.

Xin giấy chứng nhận xuất xứ thế nào

Giấy chứng nhận xuất xứ dùng để chứng minh nước sản xuất của hàng hóa; bên mua có thể dùng để xin ưu đãi thuế quan, hoặc hải quan nước nhập khẩu yêu cầu.

Căn cứ pháp lý: Điều 20-2 Luật Thương mại (貿易法) ủy quyền cho Cục Thương mại Quốc tế (國際貿易署) thuộc Bộ Kinh tế cấp giấy chứng nhận xuất xứ, và có thể ủy thác cho pháp nhân tài đoàn, đoàn thể công thương thực hiện. Chi tiết được quy định trong Quy định Quản lý Giấy chứng nhận Xuất xứ và Giấy chứng nhận Gia công (原產地證明書及加工證明書管理辦法).

Thế nào là sản xuất tại Đài Loan: theo Điều 3 và Điều 5 của quy định, xác định theo "chuyển đổi cơ bản cuối cùng", đáp ứng một trong hai:

Nguyên vật liệu sau khi gia công làm thay đổi 6 số đầu của mã số biểu thuế; hoặc
Tỷ lệ giá trị gia tăng vượt 35% (tính bằng giá FOB xuất khẩu trừ giá CIF của nguyên liệu, linh kiện nhập khẩu, rồi chia cho giá FOB xuất khẩu).
Các công đoạn như lắp ráp đơn giản, đóng gói không được tính là chuyển đổi cơ bản.

Cách xin:

Người xin là người xuất khẩu ghi trên tờ khai xuất khẩu (Điều 11)
Tất cả đều xin qua hệ thống trực tuyến giấy chứng nhận xuất xứ của Cục Thương mại Quốc tế hoặc Cổng một cửa Hải quan – Cảng – Thương mại (關港貿單一窗口) (Điều 12, 13), có thể đăng nhập bằng chứng thư số doanh nghiệp
Về nguyên tắc xin sau khi hải quan thông quan; trường hợp nước nhập khẩu yêu cầu, giấy chứng nhận phải đi kèm hàng… thì có thể xin trước như ngoại lệ (Điều 16, 21)
Lệ phí mỗi bộ NT$250 (Đài tệ), vượt quá 3 bản gốc, 6 bản sao thì mỗi bản thêm thu NT$50 (Điều 29)

Hệ thống trực tuyến chia giấy chứng nhận xuất xứ thành hai loại "không ưu đãi" (C/O thông thường) và "ưu đãi" (theo hiệp định thương mại tự do, ECFA…). Khi khách hàng muốn xin ưu đãi thuế quan, phải xác nhận trước giữa hai nước có hiệp định áp dụng hay không, cần mẫu nào.

Các chứng từ khác khách hàng hay yêu cầu

Đơn bảo hiểm: theo điều kiện CIF, CIP do bên bán mua bảo hiểm và cung cấp
Tuyên bố phù hợp CE: bán vào EU, xem Dấu CE
Tuyên bố về vật liệu tiếp xúc thực phẩm: xem Quy định của EU về vật liệu tiếp xúc thực phẩm
Chứng nhận xử lý ISPM 15 cho thùng gỗ: phần lớn các nước chỉ cần xem dấu đóng trên thùng gỗ
Sổ tay hướng dẫn và danh sách linh kiện

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Xuất khẩu máy phải chuẩn bị những chứng từ nào?
Đáp: Cốt lõi là hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ; khi khai báo hải quan còn cần tờ khai xuất khẩu, phiếu xếp hàng hoặc phiếu gửi hàng, chứng nhận nhập kho, ủy thác đại lý hải quan thì kèm giấy ủy quyền.

Hỏi: Xin giấy chứng nhận xuất xứ thế nào?
Đáp: Do người xuất khẩu trên tờ khai xuất khẩu xin qua hệ thống trực tuyến giấy chứng nhận xuất xứ của Cục Thương mại Quốc tế hoặc Cổng một cửa Hải quan – Cảng – Thương mại, lệ phí mỗi bộ NT$250.

Hỏi: Thế nào mới tính là sản xuất tại Đài Loan?
Đáp: Theo Quy định Quản lý Giấy chứng nhận Xuất xứ và Giấy chứng nhận Gia công, phải hoàn thành chuyển đổi cơ bản cuối cùng tại Đài Loan: 6 số đầu mã số biểu thuế thay đổi, hoặc tỷ lệ giá trị gia tăng vượt 35%.

Hỏi: Vận đơn điện giao hàng là gì?
Đáp: Bên bán thông báo hãng tàu giao hàng trực tiếp, bên mua không cần cầm vận đơn gốc vẫn nhận được hàng, thường dùng trong giao dịch chuyển khoản đã nhận tiền.

Hỏi: Có bắt buộc kèm phiếu đóng gói không?
Đáp: Về nguyên tắc phải kèm; chỉ có một thùng, hoặc hàng chỉ một chủng loại và đóng gói đồng nhất thì có thể miễn.

Quay lại Kiến thức máy thực phẩm