出口文件怎麼準備：商業發票、裝箱單、提單、原產地證明
四份核心文件
一台機器出口，從報關、運輸到買方提貨與進口通關，都靠文件串起來。最核心的是四份：
- 商業發票（Commercial Invoice）
- 裝箱單（Packing List）
- 提單（Bill of Lading，法律用語是「載貨證券」）
- 原產地證明（Certificate of Origin）
另外，報關時還有出口報單、裝貨單或託運單、進倉證明，委託報關行時要附委任書。這些多半由報關行與貨代協助處理，流程請看外銷機器的流程概覽。
商業發票
商業發票是賣方開給買方的交易明細，也是兩國海關認定貨物價值的依據。內容一般包括：
- 賣方與買方的名稱、地址
- 發票號碼與日期
- 貨名、型號、數量、單價、總價、幣別
- 貿易條件，例如 FOB Kaohsiung
- 付款條件
- 嘜頭、包裝件數
依《出口貨物報關驗放辦法》第 10 條，免輸出許可證的貨物以實際價值申報，要附發票或其他價值證明。貨名要寫得具體，例如「Automatic Encrusting Machine」比「Machine」清楚，也比較不會在進口國被要求補件。
裝箱單
裝箱單列出每一箱裝了什麼。依《出口貨物報關驗放辦法》第 8 條，裝箱單要列明規格，以及每件的毛重、淨重、數量。整台機器常常分成主機木箱、配件箱、零件箱，每一箱都要寫清楚尺寸與重量，讓貨代算材積、讓買方點收。只有一箱、或種類單一且包裝劃一的貨物，依同辦法第 6 條可以免附裝箱單。
提單
提單是運送人收到貨物後簽發的文件，具有三種功能：貨物收據、運送契約的證明，以及提貨的憑證。依《海商法》第 53 條，貨物裝載後，託運人可以請求運送人或船長發給載貨證券；第 54 條列出應記載的事項，包括船名、託運人、貨名與件數、裝貨港與卸貨港、運費、份數與填發日期。
實務重點：
- 正本提單通常一式三份，買方憑正本提貨，所以正本給誰，等於貨給誰。
- 電放提單：賣方確認收到款項後通知船公司電報放貨，買方不用正本就能提貨，常用於電匯交易。
- 用信用狀時，提單上的收貨人、通知人、貨名等要完全依照信用狀條款。
原產地證明怎麼申請
原產地證明用來證明貨物的生產國，買方可能用來申請關稅優惠，或是進口國海關要求。
法源：《貿易法》第 20 條之 2 授權經濟部國際貿易署簽發原產地證明書，並可委託財團法人、工商團體辦理。細節規定在《原產地證明書及加工證明書管理辦法》。
怎麼算台灣製造：依該辦法第 3 條與第 5 條，以「最終實質轉型」認定，兩者擇一：
- 原材料經加工後，稅則號列前 6 碼改變；或
- 附加價值率超過 35%（以出口 FOB 價格減去進口料件 CIF 價格，再除以出口 FOB 價格計算）。
簡單組裝、包裝等作業不算實質轉型。
申請方式：
- 申請人是出口報單上的出口人（第 11 條）
- 一律透過國際貿易署原產地證明書線上作業系統或關港貿單一窗口申請（第 12、13 條），可用工商憑證登入
- 原則上在海關放行後申請；進口國要求、證明書要隨貨運送等情形可例外先申請（第 16、21 條）
- 規費每件新臺幣 250 元，超過正本 3 份、副本 6 份時，每多一份加收 50 元（第 29 條）
線上系統把產地證明分成「非優惠性」（一般產證）與「優惠性」（依自由貿易協定、ECFA 等）兩類。客戶要申請關稅優惠時，要先確認兩國之間有沒有適用的協定、需要哪一種格式。
客戶常要的其他文件
- 保險單：CIF、CIP 條件時由賣方投保並提供
- CE 符合性聲明：賣到歐盟，請看 CE 標誌
- 食品接觸材料聲明：請看歐盟食品接觸材料規定
- 木箱 ISPM 15 處理證明：多數國家看木箱上的章戳即可
- 說明書與零件清單
常見問題
問：出口機器要準備哪些文件？
答：核心是商業發票、裝箱單、提單與原產地證明；報關時另需出口報單、裝貨單或託運單、進倉證明，委託報關行要附委任書。
問：原產地證明怎麼申請？
答：由出口報單上的出口人，透過國際貿易署原產地證明書線上作業系統或關港貿單一窗口申請，每件規費新臺幣 250 元。
問：怎樣才算台灣製造？
答：依《原產地證明書及加工證明書管理辦法》，要在台灣完成最終實質轉型：稅則號列前 6 碼改變，或附加價值率超過 35%。
問：電放提單是什麼？
答：賣方通知船公司直接放貨，買方不必拿正本提單就能提貨，常用於已收款的電匯交易。
問：裝箱單一定要附嗎？
答：原則上要；只有一箱，或種類單一且包裝劃一的貨物，可以免附。