Préparer les documents d'exportation : facture commerciale, liste de colisage, connaissement, certificat d'origine

Les quatre documents essentiels

À l'exportation d'une machine, de la déclaration en douane au transport, jusqu'au retrait de la marchandise et au dédouanement à l'importation par l'acheteur, tout repose sur les documents. Les quatre essentiels sont :

1. La facture commerciale (Commercial Invoice)
2. La liste de colisage (Packing List)
3. Le connaissement (Bill of Lading ; en droit taïwanais, « titre de transport maritime »)
4. Le certificat d'origine (Certificate of Origin)

S'y ajoutent, pour la déclaration en douane, la déclaration d'exportation, l'ordre d'embarquement ou la note de chargement et la preuve d'entrée en entrepôt, ainsi qu'un mandat si l'on passe par un commissionnaire en douane. Ces documents sont le plus souvent gérés avec l'aide du commissionnaire et du transitaire ; pour le processus, voir Exporter une machine alimentaire : les étapes à suivre.

La facture commerciale

La facture commerciale est le détail de la transaction établi par le vendeur à l'intention de l'acheteur ; c'est aussi la base sur laquelle les douanes des deux pays déterminent la valeur de la marchandise. Elle comprend généralement :

• le nom et l'adresse du vendeur et de l'acheteur ;
• le numéro et la date de facture ;
• la désignation, le modèle, la quantité, le prix unitaire, le prix total et la devise ;
• les conditions de vente, par exemple FOB Kaohsiung ;
• les conditions de paiement ;
• les marques d'expédition et le nombre de colis.

Selon l'article 10 du Règlement sur la déclaration, l'inspection et la mainlevée des marchandises à l'exportation (出口貨物報關驗放辦法), les marchandises dispensées de licence d'exportation sont déclarées à leur valeur réelle, avec une facture ou un autre justificatif de valeur. La désignation doit être précise : « Automatic Encrusting Machine » est plus clair que « Machine », et risque moins de donner lieu à une demande de complément dans le pays d'importation.

La liste de colisage

La liste de colisage détaille le contenu de chaque colis. Selon l'article 8 du même Règlement, elle doit indiquer les spécifications, ainsi que le poids brut, le poids net et la quantité de chaque colis. Une machine complète est souvent répartie entre une caisse pour la machine principale, une caisse d'accessoires et une caisse de pièces : pour chacune, il faut indiquer clairement dimensions et poids, afin que le transitaire calcule le volume et que l'acheteur puisse contrôler la réception. Pour un envoi d'un seul colis, ou de marchandises d'une seule sorte à emballage uniforme, la liste de colisage peut être omise selon l'article 6 du Règlement.

Le connaissement

Le connaissement est émis par le transporteur après réception de la marchandise et remplit trois fonctions : reçu de la marchandise, preuve du contrat de transport et titre permettant de retirer la marchandise. Selon l'article 53 de la Loi sur le commerce maritime (海商法), une fois la marchandise chargée, le chargeur peut demander au transporteur ou au capitaine la délivrance d'un connaissement ; l'article 54 énumère les mentions obligatoires, dont le nom du navire, le chargeur, la désignation et le nombre de colis, les ports de chargement et de déchargement, le fret, le nombre d'exemplaires et la date d'émission.

Points pratiques :

• Les connaissements originaux sont généralement émis en trois exemplaires ; l'acheteur retire la marchandise sur présentation d'un original : remettre les originaux à quelqu'un revient à lui remettre la marchandise.
• Le télex release : une fois le paiement reçu, le vendeur demande à la compagnie maritime de libérer la marchandise par télex, et l'acheteur peut la retirer sans original ; c'est courant dans les transactions par virement.
• En cas de lettre de crédit, le destinataire, la partie à notifier, la désignation, etc. portés sur le connaissement doivent suivre exactement les conditions du crédit.

Comment obtenir le certificat d'origine

Le certificat d'origine atteste le pays de production de la marchandise ; l'acheteur peut s'en servir pour bénéficier d'avantages tarifaires, ou les douanes du pays importateur peuvent l'exiger.

Base légale : l'article 20-2 de la Loi sur le commerce extérieur (貿易法) habilite l'Administration du commerce international (國際貿易署) du ministère des Affaires économiques à délivrer les certificats d'origine, avec possibilité de déléguer à des fondations ou organisations professionnelles. Les détails figurent dans le Règlement sur les certificats d'origine et les certificats de transformation (原產地證明書及加工證明書管理辦法).

Ce qui est considéré comme fabriqué à Taïwan : selon les articles 3 et 5 de ce règlement, le critère est celui de la « dernière transformation substantielle », selon l'une des deux règles suivantes :

• après transformation des matières premières, les 6 premiers chiffres du code tarifaire changent ; ou
• le taux de valeur ajoutée dépasse 35 % (prix FOB à l'exportation moins prix CAF des intrants importés, divisé par le prix FOB à l'exportation).
  Les simples opérations d'assemblage ou d'emballage ne constituent pas une transformation substantielle.

Procédure :

• Le demandeur est l'exportateur figurant sur la déclaration d'exportation (article 11).
• La demande se fait exclusivement via le système en ligne des certificats d'origine de l'Administration du commerce international ou le guichet unique douane-port-commerce (關港貿單一窗口) (articles 12 et 13), avec connexion possible par certificat électronique d'entreprise.
• En principe, la demande est déposée après la mainlevée douanière ; des exceptions permettent une demande anticipée, par exemple si le pays importateur l'exige ou si le certificat doit accompagner la marchandise (articles 16 et 21).
• Les frais sont de 250 NT$ par certificat ; au-delà de 3 originaux et 6 copies, chaque exemplaire supplémentaire coûte 50 NT$ (article 29).

Le système en ligne distingue les certificats « non préférentiels » (certificats d'origine ordinaires) et « préférentiels » (au titre d'accords de libre-échange, de l'ECFA, etc.). Si le client veut bénéficier d'un avantage tarifaire, vérifiez d'abord qu'un accord applicable existe entre les deux pays et quel format est requis.

Autres documents souvent demandés par les clients

• Police d'assurance : en CIF ou CIP, souscrite et fournie par le vendeur.
• Déclaration de conformité CE : pour l'Union européenne, voir Le marquage CE.
• Déclaration relative aux matériaux au contact des denrées alimentaires : voir La réglementation européenne sur les matériaux au contact des aliments.
• Justificatif de traitement NIMP 15 des caisses en bois : dans la plupart des pays, la marque apposée sur la caisse suffit.
• Notice et liste des pièces.

Questions fréquentes

Q : Quels documents préparer pour exporter une machine ?
R : L'essentiel : facture commerciale, liste de colisage, connaissement et certificat d'origine ; pour la déclaration en douane, il faut en plus la déclaration d'exportation, l'ordre d'embarquement ou la note de chargement et la preuve d'entrée en entrepôt, ainsi qu'un mandat si l'on passe par un commissionnaire.

Q : Comment obtenir un certificat d'origine ?
R : L'exportateur figurant sur la déclaration d'exportation en fait la demande via le système en ligne des certificats d'origine de l'Administration du commerce international ou le guichet unique douane-port-commerce ; les frais sont de 250 NT$ par certificat.

Q : Qu'est-ce qui est considéré comme « fabriqué à Taïwan » ?
R : Selon le Règlement sur les certificats d'origine et les certificats de transformation, la dernière transformation substantielle doit avoir lieu à Taïwan : changement des 6 premiers chiffres du code tarifaire, ou taux de valeur ajoutée supérieur à 35 %.

Q : Qu'est-ce qu'un télex release ?
R : Le vendeur demande à la compagnie maritime de libérer directement la marchandise, et l'acheteur peut la retirer sans connaissement original ; c'est courant dans les transactions par virement déjà payées.

Q : La liste de colisage est-elle obligatoire ?
R : En principe oui ; elle peut être omise pour un envoi d'un seul colis, ou de marchandises d'une seule sorte à emballage uniforme.